Rendez-vous, plannings, RH :moins d’allers-retours.

Quand tout le monde se cherche

Un dossier à retrouver, des disponibilités à croiser, une étape à confirmer. Ces petites tâches d’organisation grignotent la journée et retardent la suite.

Ce que nous pouvons automatiser

Nous séparons ce qui relève de la coordination de ce qui engage une personne.

• Réunir les informations utiles au même endroit, dans un format convenu.
• Préparer un résumé à partir des documents fournis.
• Gérer les disponibilités, les confirmations et les rappels autorisés.
• Signaler ce qui manque et envoyer le dossier au bon interlocuteur.

Un exemple avec l’agenda

Quelqu’un demande un rendez-vous et en précise l’objet. Le système vérifie vos règles de disponibilité, propose des créneaux, puis confirme seulement quand la réservation est bien enregistrée. Les rendez-vous qui se chevauchent, les annulations et les décalages horaires sont vérifiés.

Le recrutement, un cas à part

Les décisions sur les candidats restent aux personnes responsables. Tout usage qui classe, note ou sélectionne des candidats demande une analyse à part des risques et des obligations applicables. Nous commençons par décrire précisément la tâche avant de proposer quoi que ce soit.

Les demandes les plus fréquentes

Ce que nous mettons en place le plus souvent :

• prise de rendez-vous reliée à votre agenda, avec rappels ;
• diffusion d’une offre d’emploi sur plusieurs sites en une fois ;
• accusés de réception et planification des entretiens ;
• liste d’arrivée d’un salarié envoyée aux bons services ;
• congés, absences et éléments variables de paie transmis sans double saisie.

Recrutement : ce que dit la réglementation

Le règlement européen sur l’IA range parmi les systèmes à haut risque ceux qui trient ou notent des candidatures. Selon le calendrier actuellement publié par la Commission européenne, les obligations correspondantes s’appliquent au 2 décembre 2027. Nous automatisons la coordination, pas la décision de sélection.

Ce que comprend le projet

Le cas retenu, les accès aux outils, les règles d’organisation, les modèles de messages validés, les tests d’erreurs et la documentation. Selon l’usage, d’autres exigences peuvent s’ajouter.

Comment savoir si ça marche

Nous suivons le temps de préparation, le nombre de reprises à la main, les conflits de rendez-vous et la bonne transmission des informations. Chaque résumé doit pouvoir être comparé à sa source.

Pour démarrer

Décrivez une semaine type et ce qui coince. Pour un usage RH, précisez les données concernées, qui y a accès et ce que vous attendez de l’outil.