Les factures reçuesne sont plus recopiées.

Quand il faut tout recopier

Un fichier arrive par e-mail ou dans un dossier partagé. Quelqu’un l’ouvre, cherche le montant, le fournisseur et la date, vérifie ce qui manque, puis recopie tout dans le logiciel. Quand cela revient chaque semaine, c’est du temps qui ne sert pas à votre métier.

Avec les logiciels que vous avez déjà

Pennylane, Sage 100 ou Sage X3, Cegid, Odoo, EBP, et côté bâtiment Batappli, Obat ou Tolteck : nous branchons le traitement des documents sur votre logiciel actuel. S’il n’est pas dans cette liste, nous vérifions pendant l’audit ce qu’il permet (API, exports, base de données) et nous testons la connexion sur vos documents avant de vous proposer quoi que ce soit.

Ce que nous mettons en place

Un circuit adapté à vos documents et à vos règles.

• Récupérer les documents là où ils arrivent : boîte mail, dossier, outil de collecte.
• Lire le texte et repérer les informations utiles.
• Appliquer vos contrôles et signaler ce qui paraît douteux.
• Classer le document ou l’envoyer dans votre logiciel de gestion.
• Garder le lien vers l’original pour vérifier ou corriger une donnée.

Un exemple

Une facture fournisseur arrive par e-mail. Elle est lue, puis ses informations sont comparées aux contrôles prévus. Si quelque chose manque ou ne colle pas, la personne responsable est prévenue. L’envoi dans le logiciel suit les validations que vous avez choisies. C’est un exemple : ce qui est faisable dépend de vos documents et de vos outils.

Ce que vous gardez en main

Les écritures, les montants et les décisions comptables suivent les règles fixées avec vous et, si besoin, avec votre expert-comptable. La lecture automatique ne remplace pas votre validation. Une personne est toujours désignée pour traiter les documents difficiles.

Ce que votre logiciel fait peut-être déjà

Pennylane, Dext ou Tiime lisent déjà les factures, et certains ERP importent les commandes EDI. Nous vérifions d’abord ce qu’ils font chez vous, puis nous automatisons ce qui reste à la main :

• les documents qui arrivent par d’autres chemins (e-mails, PDF clients, photos) ;
• les contrôles propres à votre activité ;
• le rapprochement avec vos commandes, chantiers ou dossiers ;
• la conformité avec la facturation électronique obligatoire.

Ce que comprend le projet

La liste des documents traités, les connexions à vos outils, les informations à extraire, les règles de validation, des tests sur un lot de vos vrais documents et un guide d’utilisation. Les accès, l’hébergement, les abonnements éventuels et le suivi sont écrits dans la proposition.

Comment savoir si ça marche

Nous pouvons suivre le temps passé par document, la justesse des informations lues, la part de documents à reprendre à la main et le nombre d’envois réussis. Les objectifs se fixent à partir de votre situation de départ, avant la mise en service.

Pour démarrer

Préparez quelques documents typiques, les cas tordus que vous connaissez, vos règles de validation et le nom de vos logiciels. Lors du premier appel, nous vous disons ce qui peut être automatisé et à quelles conditions.