votre secondE-MAILS ET DEMANDES CLIENTS
Trop de messages clients ?Chacun a sa réponse.
E-mails, formulaire du site, WhatsApp, Instagram : les questions simples reçoivent une réponse tout de suite. Les autres arrivent chez la bonne personne, avec les informations utiles et, si besoin, un rendez-vous.
Quand les demandes arrivent de partout
Une question sur le site, un message Instagram, un e-mail, un appel pour un rendez-vous. Le même client peut vous écrire par trois canaux. Souvent, il manque une information et il faut plusieurs échanges avant de pouvoir répondre.
Ce que l’assistant peut faire
Il travaille avec vos réponses validées et vos règles.
- Répondre aux questions prévues, à partir d’informations que vous avez approuvées.
- Poser les questions qui manquent pour comprendre la demande.
- Résumer la demande pour la personne qui va la traiter.
- Proposer un rendez-vous sur les créneaux libres de votre agenda.
- Passer la main à une personne dès qu’un sujet est délicat, flou ou hors de son rôle.
Un exemple
Un visiteur décrit son projet sur votre site. L’assistant lui demande les informations utiles, récapitule le besoin et propose l’étape suivante que vous avez prévue. Si un rendez-vous a du sens, il le cale selon les règles de votre agenda.
Ce que vous gardez en main
Une question sans réponse fiable est transmise à votre équipe. Les sujets qui vous engagent suivent les règles convenues. L’assistant se présente comme un assistant automatique et permet toujours de joindre une personne.
Ce que votre logiciel fait peut-être déjà
Intercom (Fin), Gorgias, Crisp ou Zendesk proposent déjà des réponses automatiques. Nous comparons avec votre besoin avant de construire quoi que ce soit. Nous intervenons surtout sur :
- le regroupement des canaux (e-mail, site, WhatsApp, Instagram) ;
- le tri des demandes avant qu’elles arrivent à votre équipe ;
- la prise de rendez-vous reliée à votre agenda ;
- des réponses tirées uniquement de vos informations validées.
Ce que comprend le projet
La liste des questions traitées, les informations de référence, les questions posées au client, les connexions à vos outils, les règles de transfert, des tests et la prise en main. Les autorisations sur les canaux, les abonnements et la maintenance éventuelle sont précisés dans le devis.
Comment savoir si ça marche
Nous suivons les demandes réellement traitées, la qualité des réponses sur un échantillon, les transferts à l’équipe et les rendez-vous confirmés. Une conversation engagée n’est pas pour autant une vente en vue.
Pour démarrer
Rassemblez vos questions fréquentes, quelques demandes reçues (anonymisées), vos règles de rendez-vous et la liste de vos canaux. Nous choisissons ensemble un premier cas assez simple pour être vérifié facilement.
Questions fréquentes.
Peut-on commencer par un seul canal ?
Oui. Le site ou une seule messagerie suffit pour commencer. On élargit ensuite si c’est utile et si les autorisations le permettent.
L’assistant peut-il s’engager à ma place ?
Seulement pour ce que vous avez prévu et autorisé. Les devis, les conditions particulières et les décisions sensibles peuvent rester soumis à votre accord.
Faut-il changer d’agenda ou de CRM ?
Pas par principe. Nous partons de vos outils actuels et de leurs possibilités de connexion. Un changement doit avoir une vraie raison.
Avec les outils que vous utilisez déjà
Compatibilité technique avec les outils de nos clients ; les marques citées appartiennent à leurs propriétaires et n’impliquent aucun partenariat.
- Gmail
- Microsoft Outlook
- Messenger
- Intercom
- Zendesk
- Calendly
- HubSpot
Votre logiciel n’est pas dans la liste ? Nous vérifions d’abord ce qu’il permet : API, webhooks, exports de fichiers ou accès à sa base de données. La connexion est testée sur vos données avant toute proposition, puis surveillée une fois en service. Si elle n’est pas fiable, nous vous le disons.
Une tâche vous prend trop de temps ?
Parlons-en
- Gratuit
- 30 minutes
- Sans engagement
- Rappel sous 24 h ouvrées